De Integriteitscode: gepast gedrag, communicatie en omgangsvormen

1.1 Waarom deze integriteitscode?

De Gedragscode Integriteit laat zien hoe het integriteitsbeleid bij Schoonmaakbedrijf De Jong is opgezet. Het is een hulpmiddel om belangrijke regels en waarden duidelijk te maken, zodat iedereen binnen het bedrijf zich bewust is van integriteit en helpt om een eerlijke organisatie te creëren. De gedragscode geeft alle medewerkers een duidelijk beeld van hoe Schoonmaakbedrijf De Jong wil omgaan met regels en normen.

In de Gedragscode wordt uitgelegd wat we bedoelen met integriteit en integer handelen. De code helpt medewerkers om risico’s te herkennen, verleidingen te weerstaan en druk van buitenaf te doorstaan. Bovendien biedt de gedragscode inzicht in wat wel en niet acceptabel is in veelvoorkomende situaties.

De Gedragscode kan niet alle mogelijke situaties dekken. In zulke gevallen wordt van medewerkers verwacht dat zij zelf nadenken of hun gedrag integer is. Hierbij kunnen zij zich baseren op de waarden van Schoonmaakbedrijf De Jong, algemene normen en hun eigen oordeel. Het is ook belangrijk om hierover in gesprek te blijven met leidinggevenden en collega’s, vooral als er twijfel is.

1.2 Voor wie geldt de integriteitscode?

De Gedragscode geldt voor alle medewerkers van Schoonmaakbedrijf De Jong, dus ook voor het managementteam (MT), stagiairs, oproepkrachten, ZZP’ers en externen. Iedereen die voor Schoonmaakbedrijf De Jong werkt, intern of extern, moet zich aan de Gedragscode houden. Het is ook belangrijk dat externe partners goed op de hoogte zijn van de Gedragscode, bijvoorbeeld bij inkoop, inhuur of aanbestedingen. Binnen een afdeling of team kunnen er daarnaast ook andere regels of werkinstructies gelden waar medewerkers en het MT zich aan moeten houden.

1.3 Wat is de reikwijdte van de integriteitscode?

Integriteit wordt op verschillende manieren bekeken, zowel binnen verschillende culturen als door individuen. Daarom is het belangrijk dat we het onderwerp open blijven bespreken. Door er regelmatig over na te denken op de werkvloer, kan integriteit een belangrijker onderdeel worden van ons dagelijks bewustzijn. Zo kunnen we het onderwerp beter begrijpen en steeds concreter maken. De ideeën hierover zullen ook mee veranderen met de ontwikkelingen in de maatschappij. De Gedragscode is een overkoepelend document. Het brengt de essentie van wat wij verstaan onder integriteit beter onder de aandacht. De Gedragscode is dus een aanvulling op het bestaande bedrijfsreglement, niet een vervangend document.

1.4 Wat is integriteit?

De identiteit van Schoonmaakbedrijf De Jong komt tot uiting in het gedrag van al onze medewerkers. De kernwaarden van ons bedrijf bepalen de cultuur en helpen ons bij het nemen van beslissingen en het samenwerken met collega’s, klanten en anderen.

Een van die kernwaarden is integriteit, wat we als volgt uitleggen: ‘Integriteit betekent eerlijkheid, openheid en transparantie in alles wat we doen en zeggen’. Integriteit gaat dus over doen wat je zegt en zeggen wat je doet. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van integriteit:

• Eerlijkheid: We zijn eerlijk en betrouwbaar. Afspraken worden nagekomen en er is onderling vertrouwen. We helpen elkaar waar nodig.
• Respect: We gedragen ons respectvol en zorgen ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Ze gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en respecteren de privacy van anderen. Er is ruimte voor verschillende achtergronden, meningen en overtuigingen.
• Openheid: We zorgen voor een werkomgeving waarin iedereen zich vrij voelt om zijn of haar mening te delen. We zorgen voor een veilige werkplek en zijn bereid om verantwoordelijkheid te nemen voor ons gedrag.
• Oprechtheid: We hebben geen verborgen agenda’s of bijbedoelingen. We zijn oprecht in wat we doen.
• Transparantie: We staan open voor feedback en geven duidelijkheid over nevenwerkzaamheden of persoonlijke belangen, zodat er geen conflicten of de schijn van belangenverstrengeling is.
• Verantwoordelijkheid: Werken bij SMBDJ betekent ook verantwoordelijkheid nemen voor de maatschappij. Beslissingen worden goed voorbereid, waarbij niet alleen het belang van het bedrijf, maar ook van anderen wordt meegewogen. We  zijn bereid om uitleg te geven en verantwoording af te leggen.

1.5 Wat is ongepaste communicatie?

Ongepaste communicatie schaadt niet alleen de samenwerking binnen het team, maar kan er ook voor zorgen dat klanten afhaken. Medewerkers die te maken krijgen met roddels, kwetsende grappen of misleiding kunnen zich onveilig voelen, ziek worden of zelfs besluiten het bedrijf te verlaten.

Daarom willen we op een respectvolle en eerlijke manier met elkaar en met klanten communiceren en onthouden we ons van:

• Grove of respectloze taal:Scheldwoorden, sarcastische opmerkingen of beledigingen naar collega’s of klanten. Dit kan conflicten veroorzaken en een negatieve sfeer creëren.
• Agressief of dominant gedrag: Schreeuwen, neerkijken op anderen of mensen niet laten uitpraten kan intimiderend zijn en een slechte werksfeer veroorzaken.
• Roddelen of ongepaste grappen: Het verspreiden van verhalen over collega’s of klanten of het maken van discriminerende of kwetsende grappen kan zorgen voor ongemak en onveiligheid op de werkvloer.
• Halve waarheden of onjuiste informatie: Dingen op een misleidende manier vertellen of informatie verdraaien kan ervoor zorgen dat anderen verkeerde beslissingen nemen. Dit kan vertrouwen beschadigen en voor veel onrust zorgen.
• Onnodig delen van (vertrouwelijke) informatie: Informatie delen met iemand die daar geen recht op heeft, kan zorgen voor vraagtekens en onrust. Het werkt in de hand dat mensen gaan speculeren of stukjes informatie combineren, zonder zeker te weten of het klopt.

1.6 Welke omgangsvormen zijn ongewenst en waarom?

Een schoonmaakbedrijf is een werkomgeving waarin medewerkers intensief samenwerken en regelmatig in contact staan met klanten. Een veilige werkomgeving, waarin medewerkers zich vrij voelen om zich uit te spreken zonder angst voor intimidatie, discriminatie, pesten of negatieve gevolgen, is essentieel voor Schoonmaakbedrijf De Jong. Ongewenste omgangsvormen vormen een groot risico voor de sociale veiligheid en het welzijn van medewerkers en klanten. Deze ongewenste gedragingen kunnen zich voordoen in verschillende vormen:

• Intimidatie: Het bewust creëren van een onveilige of angstige werksfeer door verbale of non-verbale bedreigingen, ongewenst fysiek contact of het bewust uitoefenen van macht of druk.
• Pesten: Het structureel kleineren, buitensluiten of belachelijk maken van collega’s of klanten, zowel direct als indirect, wat kan leiden tot psychologische schade en verlies van vertrouwen.
• Agressie of geweld: Fysieke of verbale uitingen die een bedreiging of gevaar vormen voor anderen.
• Discriminatie: Het maken van onderscheid tussen medewerkers of klanten op basis van afkomst, gender, religie, leeftijd, seksuele geaardheid of fysieke gesteldheid. Dit kan leiden tot ongelijkheid in de werkverdeling, kansen, of zelfs uitsluiting.

Ongewenste omgangsvormen zorgen niet alleen voor een onveilige en onaangename werkomgeving, maar kunnen ook leiden tot hoge personeelsverloop, verlies van motivatie en een negatieve werksfeer. Daarnaast kan het reputatieschade veroorzaken als klanten dergelijke incidenten opmerken of er zelf slachtoffer van worden. Sociale veiligheid betekent dat medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, en dat zij met vertrouwen kunnen samenwerken en communiceren met collega’s, leidinggevenden en klanten. Medewerkers moeten zich bewust zijn van hun eigen gedrag en begrijpen dat het tonen van respect en professionaliteit bijdraagt aan een positieve werksfeer en klanttevredenheid.

1.7 Omgaan met verleiding en vermijden van corruptie

SMB De Jong hecht grote waarde aan integriteit en verwacht dat medewerkers altijd onafhankelijk en professioneel handelen, zonder zich te laten beïnvloeden door giften of corruptie. Alle betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat de dienstverlening eerlijk, transparant en zonder vooringenomenheid wordt uitgevoerd.

Een ernstiger vorm van beïnvloeding is corruptie waarbij klanten bewust proberen medewerkers om te kopen of te manipuleren om extra diensten te leveren zonder dat hiervoor wordt betaald of zonder medeweten van de werkgever. Corruptie ondermijnt niet alleen de integriteit van de medewerker, maar heeft ook directe gevolgen voor de financiële gezondheid en reputatie van het schoonmaakbedrijf. Het leidt tot oneerlijke situaties, schade aan de vertrouwensrelatie met klanten en risico’s op juridische gevolgen.

Het aannemen van cadeaus, fooi, of andere extra’s, zoals etentjes of geschenken van de klant is zonder toestemming van de werkgever is daarom strikt verboden. De reden hiervoor is dat het kan leiden tot verschillende risico’s:

• Voorkeursbehandelingen: Het accepteren van giften kan ervoor zorgen dat medewerkers bepaalde klanten voortrekken door bijvoorbeeld meer tijd te besteden aan hun taken of extra diensten te verlenen zonder toestemming van de werkgever. Dit kan ten koste gaan van andere klanten of de efficiency van de werkzaamheden.
• Afhankelijkheid: Door het accepteren van giften kan de medewerker zich verplicht voelen om aan toekomstige verzoeken van de klant tegemoet te komen, zelfs als deze niet in lijn zijn met de bedrijfsrichtlijnen
• Ongewenste verwachtingen: Klanten die cadeaus aanbieden, kunnen verwachten dat medewerkers hen als wederdienst speciale voordelen geven, wat kan leiden tot ongemakkelijke situaties of conflicten
• Reputatieschade: Het accepteren van cadeaus of beloningen kan bovendien de reputatie van het bedrijf schaden als andere klanten of collega’s het gevoel krijgen dat er sprake is van partijdigheid of onprofessioneel gedrag.

1.8 Nalaten van werkzaamheden

Een veelvoorkomend fenomeen in de schoonmaakbranche is dat medewerkers bewust bepaalde schoonmaaktaken overslaan of niet volgens de afgesproken kwaliteitsstandaarden uitvoeren. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals tijdsdruk, onoplettendheid, een gebrek aan motivatie, of oneerlijkheid.  Het nalaten van werkzaamheden kan leiden tot:

• Klachten van klanten: Klanten die merken dat afgesproken schoonmaakwerkzaamheden niet zijn uitgevoerd, zoals vuil dat blijft liggen, vergeten ruimtes of slecht onderhouden faciliteiten.
• Reputatieschade: Klanten verliezen vertrouwen in de dienstverlening van het schoonmaakbedrijf en kunnen ervoor kiezen het contract te beëindigen of negatieve beoordelingen te geven.
• Hoger risico op gezondheidsproblemen: Vooral in omgevingen zoals ziekenhuizen, scholen of voedselverwerkende bedrijven kan het niet naleven van hygiënestandaarden directe gevolgen hebben voor de gezondheid van gebruikers en medewerkers.

Het bewust overslaan van werkzaamheden past niet bij integer gedrag. Het kan niet alleen een financiële impact hebben, maar ook leiden tot een verstoring van de vertrouwensrelatie tussen medewerkers, leidinggevenden of klanten. Medewerkers tekenen daarom alleen hun werkbonnen af als ze die naar hun beste vermogen hebben uitgevoerd.

1.9  Eerlijke Urenregistratie

SMB de Jong is heel transparant naar haar opdrachtgevers en baseert de facturatie om de ingevulde werkbonnen van medewerkers. Een veelvoorkomend risico binnen schoonmaakbedrijven is dat medewerkers meer uren registreren dan zij daadwerkelijk hebben gewerkt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren doordat medewerkers bewust extra uren invullen op hun werkbriefjes, tijdregistraties manipuleren, pauzes niet correct aangeven of woon-werkverkeer als werkuren schrijven. Opzettelijk valse urenregistratie wordt gezien als fraude omdat het ernstige gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering. Het leidt tot hogere loonkosten voor het bedrijf en verstoort een eerlijke verdeling van werk binnen het team. Daarnaast kan het vertrouwen tussen werkgever en werknemer worden geschaad, en kan het bedrijf in conflict komen met klanten als onterecht gefactureerde uren worden ontdekt.

1.10 Integriteit en privégedrag

In de huidige digitale wereld is de scheidslijn tussen werk en privé vaak dun. Medewerkers worden niet alleen gezien als individuen, maar ook als vertegenwoordigers van het bedrijf waarvoor zij werken. Het handhaven van respect, professionaliteit en integriteit, zowel op als buiten het werk, draagt bij aan een positieve en betrouwbare uitstraling van zowel de persoon als SMB De Jong.

Hoewel medewerkers recht hebben op een privéleven, verwacht SMB de Jong dat haar medewerkers zich realiseren dat openbaar gedrag – of het nu fysiek of via social media of andere openbare platforms online is – gevolgen kan hebben voor de reputatie van zichzelf en het bedrijf  en de werkrelatie naar klanten of collega’s ernstig kan verstoren.

2. Als (er vermoeden is dat) de code geschonden wordt

Wanneer (er een vermoeden is dat) een medewerker de Integriteitscode overtreedt, wordt dit serieus genomen en zorgvuldig behandeld. SMB De Jong streeft ernaar om op een eerlijke, transparante en respectvolle manier met integriteitsschendingen om te gaan. Het uitgangspunt bij het zorgvuldig behandelen van integriteitskwesties is dat medewerkers de kans krijgen om hun gedrag te corrigeren, terwijl tegelijkertijd de integriteit en veiligheid van de werkomgeving worden gewaarborgd. Afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding kunnen er passende maatregelen worden genomen. In ieder geval apart worden de volgende stappen gevolgd waar dit passend is:

• Fact checking: Voordat verdere stappen worden ondernomen, wordt de situatie grondig onderzocht. Dit houdt in dat de feiten objectief worden vastgesteld en dat er gesprekken plaatsvinden met betrokkenen om een volledig beeld te krijgen van de situatie. De medewerker krijgt de gelegenheid om zijn of haar kant van het verhaal toe te lichten.
• Aanspreken: Wanneer er een lichte overtreding wordt vastgesteld, zal de medewerker hierop worden aangesproken door de leidinggevende. Dit gebeurt in een open en constructief gesprek, waarin wordt uitgelegd waarom het gedrag niet in lijn is met de integriteitsnormen van het bedrijf.
• Coachen: Als blijkt dat het ongewenste gedrag voortkomt uit onwetendheid of een gebrek aan inzicht, kan coaching worden ingezet. De medewerker krijgt begeleiding en ondersteuning om het juiste gedrag te ontwikkelen en om bewustzijn te creëren over integriteit en professioneel handelen. Dit kan zowel intern als extern zijn, dit ter beoordeling van de werkgever.
• Bemiddelen: In situaties waarin er een conflict of miscommunicatie aan de basis ligt van het probleem, kan bemiddeling tussen de betrokken partijen plaatsvinden. Een leidinggevende of een onafhankelijke derde helpt om het gesprek te faciliteren en een oplossing te vinden die voor alle partijen werkt.
• Waarschuwen: Wanneer eerdergenoemde stappen niet tot verbetering leiden, kan een officiële waarschuwing worden gegeven. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren en dient als formele notificatie dat herhaling van het gedrag verdere gevolgen kan hebben.
• Sanctioneren: Bij herhaalde of ernstige overtredingen kan een sanctie worden opgelegd. Afhankelijk van de situatie kan dit variëren van een tijdelijke schorsing tot, in het uiterste geval, ontslag.
• Overdracht aan politie en justitie: Indien er een gerechtvaardigd vermoeden bestaat van strafbaar handelen, zoals fraude, diefstal of andere criminele activiteiten, zal de zaak door SMB De Jong worden overgedragen aan de politie en justitie voor strafrechtelijke afhandeling. In dergelijke gevallen werkt het bedrijf volledig mee met de autoriteiten en volgt het de wettelijke procedures.

3. Onderschrijven van de code door leidinggevenden

Het handhaven van de Gedragscode Integriteit is essentieel voor het waarborgen van een professionele en integere werkomgeving. Leidinggevenden hebben hierin een voorbeeldfunctie en een grotere verantwoordelijkheid.  Daarom dienen alle leidinggevenden de integriteitscode actief te onderschrijven en actief te bewaken binnen de onderneming.