Kodeks Etyki: właściwe zachowanie, komunikacja i normy postępowania

1.1 Dlaczego ten kodeks etyki?

Kodeks Etyki pokazuje, jak polityka uczciwości została opracowana w firmie sprzątającej De Jong. Jest to narzędzie służące do wyjaśnienia ważnych zasad i wartości, aby każdy w firmie był świadomy uczciwości i pomagał tworzyć uczciwą organizację. Kodeks etyki daje wszystkim pracownikom jasny obraz tego, jak firma sprzątająca De Jong chce postępować z zasadami i normami.

W Kodeksie Etyki wyjaśniono, co rozumiemy przez uczciwość i etyczne postępowanie. Kodeks pomaga pracownikom rozpoznawać ryzyka, opierać się pokusom i znosić presję z zewnątrz. Ponadto kodeks etyki daje wgląd w to, co jest, a co nie jest akceptowalne w często występujących sytuacjach.

Kodeks Etyki nie może obejmować wszystkich możliwych sytuacji. W takich przypadkach oczekuje się od pracowników, że sami ocenią, czy ich zachowanie jest etyczne. Mogą się przy tym kierować wartościami firmy sprzątającej De Jong, ogólnymi normami oraz własnym osądem. Ważne jest również, aby rozmawiać o tym z przełożonymi i współpracownikami, zwłaszcza w przypadku wątpliwości.

1.2 Dla kogo obowiązuje kodeks etyki?

Kodeks Etyki obowiązuje wszystkich pracowników firmy sprzątającej De Jong, a więc również zespół zarządzający (MT), stażystów, pracowników dorywczych, samozatrudnionych i osoby z zewnątrz. Każdy, kto pracuje dla firmy sprzątającej De Jong, wewnętrznie lub zewnętrznie, musi przestrzegać Kodeksu Etyki. Ważne jest również, aby partnerzy zewnętrzni byli dobrze poinformowani o Kodeksie Etyki, na przykład przy zakupach, wynajmie usług lub przetargach. W ramach działu lub zespołu mogą również obowiązywać inne zasady lub instrukcje pracy, których pracownicy i zespół zarządzający muszą przestrzegać.

1.3 Jaki jest zakres kodeksu etyki?

Uczciwość jest postrzegana na różne sposoby, zarówno w różnych kulturach, jak i przez poszczególne osoby. Dlatego ważne jest, aby temat ten był stale omawiany. Dzięki regularnemu zastanawianiu się nad tym zagadnieniem w miejscu pracy, uczciwość może stać się ważniejszą częścią naszej codziennej świadomości. W ten sposób możemy lepiej zrozumieć to zagadnienie i czynić je coraz bardziej konkretnym. Poglądy na ten temat będą się również zmieniać wraz z rozwojem społeczeństwa. Kodeks Etyki jest dokumentem nadrzędnym. Lepsze zrozumienie istoty uczciwości znajduje się w centrum uwagi. Kodeks Etyki jest więc uzupełnieniem obowiązującego regulaminu firmy, a nie dokumentem go zastępującym.

1.4 Czym jest uczciwość?

Tożsamość firmy sprzątającej De Jong wyraża się w zachowaniu wszystkich naszych pracowników. Kluczowe wartości naszej firmy określają kulturę organizacyjną i pomagają nam w podejmowaniu decyzji oraz we współpracy z kolegami, klientami i innymi osobami.

Jedną z tych kluczowych wartości jest uczciwość, którą wyjaśniamy w następujący sposób:

„Uczciwość oznacza szczerość, otwartość i przejrzystość we wszystkim, co robimy i mówimy.”

Uczciwość oznacza więc robienie tego, co się mówi, i mówienie tego, co się robi. Oto najważniejsze elementy uczciwości:

• Szczerość: Jesteśmy szczerzy i godni zaufania. Dotrzymujemy umów i istnieje wzajemne zaufanie. Pomagamy sobie nawzajem, gdy jest to potrzebne.
• Szacunek: Zachowujemy się z szacunkiem i dbamy o to, aby każdy czuł się mile widziany. Obchodzimy się ostrożnie z poufnymi informacjami i szanujemy prywatność innych. Jest miejsce na różne pochodzenia, opinie i przekonania.
• Otwartość: Tworzymy środowisko pracy, w którym każdy czuje się swobodnie, by wyrażać swoją opinię. Zapewniamy bezpieczne miejsce pracy i jesteśmy gotowi wziąć odpowiedzialność za nasze zachowanie.
• Autentyczność: Nie mamy ukrytych zamiarów ani drugiego dna. Jesteśmy autentyczni w tym, co robimy.
• Przejrzystość: Jesteśmy otwarci na informacje zwrotne i jasno komunikujemy dodatkowe zajęcia lub osobiste interesy, aby uniknąć konfliktów interesów lub ich pozorów.
• Odpowiedzialność: Praca w SMBDJ oznacza również branie odpowiedzialności za społeczeństwo. Decyzje są dobrze przemyślane, przy czym uwzględniane są nie tylko interesy firmy, ale także innych osób. Jesteśmy gotowi udzielić wyjaśnień i ponieść odpowiedzialność za nasze działania.

1.5 Czym jest niewłaściwa komunikacja?

Niewłaściwa komunikacja szkodzi nie tylko współpracy w zespole, ale może również spowodować, że klienci odejdą. Pracownicy, którzy mają do czynienia z plotkami, raniącymi żartami lub wprowadzaniem w błąd, mogą czuć się niebezpiecznie, zachorować, a nawet zdecydować się na odejście z firmy.

Dlatego chcemy komunikować się ze sobą i z klientami w sposób pełen szacunku i uczciwości, i powstrzymujemy się od:

Wulgarnego lub lekceważącego języka: Przekleństwa, sarkastyczne uwagi lub obelgi wobec współpracowników lub klientów. Może to prowadzić do konfliktów i tworzyć negatywną atmosferę.

Agresywnego lub dominującego zachowania: Krzyczenie, patrzenie z góry na innych lub przerywanie innym może być zastraszające i powodować złą atmosferę w pracy.

Plotkowania lub niewłaściwych żartów: Rozpowszechnianie historii o współpracownikach lub klientach albo opowiadanie dyskryminujących lub obraźliwych żartów może prowadzić do dyskomfortu i poczucia zagrożenia w miejscu pracy.

Półprawd lub nieprawdziwych informacji: Przekazywanie informacji w sposób wprowadzający w błąd lub ich przeinaczanie może sprawić, że inni podejmą niewłaściwe decyzje. Może to zniszczyć zaufanie i spowodować duże zamieszanie.

Niepotrzebnego udostępniania (poufnych) informacji: Udostępnianie informacji osobie, która nie ma do nich prawa, może budzić wątpliwości i niepokój. Sprzyja to spekulacjom lub łączeniu fragmentów informacji, bez pewności co do ich prawdziwości.

1.6 Jakie formy zachowań są niepożądane i dlaczego?

Firma sprzątająca to miejsce pracy, w którym pracownicy ściśle ze sobą współpracują i mają regularny kontakt z klientami. Bezpieczne środowisko pracy, w którym pracownicy czują się swobodnie, by wyrażać siebie bez obawy przed zastraszaniem, dyskryminacją, nękaniem czy negatywnymi konsekwencjami, jest kluczowe dla firmy sprzątającej De Jong. Niepożądane formy zachowań stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa społecznego oraz dobrostanu pracowników i klientów. Takie niepożądane zachowania mogą przyjmować różne formy:

• Zastraszanie: Świadome tworzenie niebezpiecznej lub budzącej lęk atmosfery pracy poprzez werbalne lub niewerbalne groźby, niechciany kontakt fizyczny lub świadome wywieranie władzy lub presji.
• Nękanie: Systematyczne poniżanie, wykluczanie lub ośmieszanie współpracowników lub klientów, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio, co może prowadzić do szkód psychicznych i utraty zaufania.
• Agresja lub przemoc: Fizyczne lub werbalne zachowania stanowiące zagrożenie lub niebezpieczeństwo dla innych.
• Dyskryminacja: Różnicowanie pracowników lub klientów na podstawie pochodzenia, płci, religii, wieku, orientacji seksualnej lub stanu fizycznego. Może to prowadzić do nierówności w podziale pracy, szansach lub nawet do wykluczenia.

Niepożądane formy zachowań nie tylko powodują niebezpieczne i nieprzyjemne środowisko pracy, ale także mogą prowadzić do wysokiej rotacji pracowników, utraty motywacji i negatywnej atmosfery. Dodatkowo mogą one powodować szkody wizerunkowe, jeśli klienci zauważą takie incydenty lub sami padną ich ofiarą. Bezpieczeństwo społeczne oznacza, że pracownicy czują się doceniani i szanowani, a także mogą z zaufaniem współpracować i komunikować się z kolegami, przełożonymi i klientami. Pracownicy powinni być świadomi własnego zachowania i rozumieć, że okazywanie szacunku i profesjonalizmu przyczynia się do pozytywnej atmosfery w pracy oraz zadowolenia klientów.

1.7 Radzenie sobie z pokusami i unikanie korupcji

SMB De Jong przywiązuje dużą wagę do uczciwości i oczekuje, że pracownicy zawsze będą działać niezależnie i profesjonalnie, nie poddając się wpływom poprzez prezenty czy korupcję. Wszyscy zaangażowani muszą mieć pewność, że usługi są świadczone uczciwie, przejrzyście i bezstronnie.

Poważniejszą formą wpływu jest korupcja, w której klienci celowo próbują przekupić lub zmanipulować pracowników, aby uzyskać dodatkowe usługi bez zapłaty lub bez wiedzy pracodawcy. Korupcja podważa nie tylko uczciwość pracownika, ale ma również bezpośrednie konsekwencje dla kondycji finansowej i reputacji firmy sprzątającej. Prowadzi to do niesprawiedliwych sytuacji, szkodzi relacji opartej na zaufaniu z klientami oraz niesie ryzyko konsekwencji prawnych.

Przyjmowanie prezentów, napiwków lub innych dodatków, takich jak kolacje czy upominki od klienta, bez zgody pracodawcy, jest zatem surowo zabronione. Powodem tego są różne zagrożenia:

• Uprzywilejowane traktowanie: Przyjmowanie prezentów może sprawić, że pracownicy będą faworyzować niektórych klientów, poświęcając im więcej czasu lub świadcząc dodatkowe usługi bez zgody pracodawcy. Może się to odbywać kosztem innych klientów lub wydajności pracy.
• Zależność: Poprzez przyjmowanie prezentów pracownik może poczuć się zobowiązany do spełniania przyszłych próśb klienta, nawet jeśli są one niezgodne z zasadami firmy.
• Niepożądane oczekiwania: Klienci oferujący prezenty mogą oczekiwać w zamian specjalnych przywilejów, co może prowadzić do niezręcznych sytuacji lub konfliktów.
• Szkoda dla reputacji: Przyjmowanie prezentów lub gratyfikacji może również zaszkodzić reputacji firmy, jeśli inni klienci lub współpracownicy odniosą wrażenie, że dochodzi do stronniczości lub nieprofesjonalnego zachowania.

1.8 Zaniedbywanie obowiązków

Częstym zjawiskiem w branży sprzątającej jest celowe pomijanie przez pracowników określonych zadań porządkowych lub wykonywanie ich niezgodnie z ustalonymi standardami jakości. Może to mieć różne przyczyny, takie jak presja czasu, nieuwaga, brak motywacji lub nieuczciwość. Zaniedbywanie obowiązków może prowadzić do:

• Skarg klientów: Klienci zauważają, że umówione prace porządkowe nie zostały wykonane, np. pozostawione zabrudzenia, pominięte pomieszczenia lub źle utrzymane obiekty.
• Szkody dla reputacji: Klienci tracą zaufanie do usług firmy sprzątającej i mogą zdecydować się na rozwiązanie umowy lub wystawienie negatywnych opinii.
• Większe ryzyko problemów zdrowotnych: Zwłaszcza w miejscach takich jak szpitale, szkoły czy zakłady przetwórstwa spożywczego, nieprzestrzeganie standardów higieny może mieć bezpośredni wpływ na zdrowie użytkowników i pracowników.

Świadome pomijanie obowiązków nie jest zgodne z uczciwym postępowaniem. Może nie tylko mieć skutki finansowe, ale również prowadzić do zachwiania relacji opartej na zaufaniu między pracownikami, przełożonymi a klientami. Dlatego pracownicy podpisują karty pracy tylko wtedy, gdy wykonali swoje zadania najlepiej, jak potrafili.

1.9 Uczciwe rejestrowanie godzin pracy

SMB De Jong jest bardzo przejrzysta wobec swoich zleceniodawców i opiera fakturowanie na wypełnionych kartach pracy pracowników. Częstym zagrożeniem w firmach sprzątających jest to, że pracownicy rejestrują więcej godzin, niż faktycznie przepracowali. Może się to zdarzyć na przykład wtedy, gdy pracownicy celowo wpisują dodatkowe godziny na swoich kartach pracy, manipulują rejestracją czasu, nieprawidłowo podają przerwy lub wpisują czas dojazdu do pracy jako godziny pracy. Celowe fałszowanie rejestracji godzin uznawane jest za oszustwo, ponieważ ma poważne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Prowadzi to do wyższych kosztów wynagrodzeń dla firmy i zakłóca uczciwy podział pracy w zespole. Ponadto może to podważyć zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, a także prowadzić do konfliktów z klientami, jeśli zostaną wykryte błędnie zafakturowane godziny.

1.10 Uczciwość a życie prywatne

We współczesnym cyfrowym świecie granica między pracą a życiem prywatnym jest często cienka. Pracownicy są postrzegani nie tylko jako osoby prywatne, ale również jako przedstawiciele firmy, w której pracują. Zachowanie szacunku, profesjonalizmu i uczciwości — zarówno w pracy, jak i poza nią — przyczynia się do pozytywnego i wiarygodnego wizerunku zarówno osoby, jak i firmy SMB De Jong.

Chociaż pracownicy mają prawo do życia prywatnego, SMB De Jong oczekuje, że jej pracownicy będą świadomi, iż zachowanie publiczne — niezależnie od tego, czy odbywa się ono fizycznie, za pośrednictwem mediów społecznościowych, czy innych publicznych platform online — może mieć konsekwencje dla reputacji ich samych oraz firmy, a także poważnie zakłócić relacje zawodowe z klientami lub współpracownikami.

2. Gdy (istnieje podejrzenie, że) kodeks został naruszony

Gdy pracownik narusza Kodeks Etyki — lub istnieje takie podejrzenie — firma SMB De Jong traktuje to poważnie i rozpatruje sprawę z należytą starannością. SMB De Jong dąży do tego, aby przypadki naruszenia zasad uczciwości były rozwiązywane w sposób uczciwy, przejrzysty i z szacunkiem. Punktem wyjścia przy starannym rozpatrywaniu spraw związanych z uczciwością jest to, że pracownik otrzymuje szansę na skorygowanie swojego zachowania, przy jednoczesnym zapewnieniu integralności i bezpieczeństwa środowiska pracy. W zależności od charakteru i wagi naruszenia mogą zostać podjęte odpowiednie środki. W każdym przypadku, w miarę potrzeby, stosuje się następujące kroki:

• Sprawdzenie faktów: Zanim zostaną podjęte dalsze kroki, sytuacja jest dokładnie badana. Oznacza to ustalenie faktów w sposób obiektywny oraz przeprowadzenie rozmów z zaangażowanymi stronami w celu uzyskania pełnego obrazu sytuacji. Pracownik otrzymuje możliwość przedstawienia swojej wersji wydarzeń.
• Upomnienie: W przypadku stwierdzenia drobnego naruszenia pracownik zostaje upomniany przez przełożonego. Odbywa się to w formie otwartej i konstruktywnej rozmowy, w której wyjaśnia się, dlaczego dane zachowanie nie jest zgodne ze standardami uczciwości obowiązującymi w firmie.
• Coaching: Jeśli niepożądane zachowanie wynika z niewiedzy lub braku świadomości, można zastosować coaching. Pracownik otrzymuje wsparcie i pomoc w rozwijaniu właściwego zachowania oraz budowaniu świadomości na temat uczciwości i profesjonalizmu. Może to odbywać się wewnętrznie lub zewnętrznie — według uznania pracodawcy.
• Mediacja: W sytuacjach, w których źródłem problemu jest konflikt lub nieporozumienie, można przeprowadzić mediację pomiędzy zaangażowanymi stronami. Przełożony lub niezależna osoba trzecia pomaga w prowadzeniu rozmowy i znalezieniu rozwiązania akceptowalnego dla wszystkich stron.
• Ostrzeżenie: Gdy wcześniejsze kroki nie przynoszą poprawy, można wystosować oficjalne ostrzeżenie. Może to mieć formę ustną lub pisemną i stanowi formalne zawiadomienie, że powtórzenie danego zachowania będzie miało dalsze konsekwencje.
• Sankcje: W przypadku powtarzających się lub poważnych naruszeń może zostać nałożona sankcja. W zależności od sytuacji może to być tymczasowe zawieszenie, a w skrajnym przypadku – zwolnienie z pracy.
• Zgłoszenie do policji i wymiaru sprawiedliwości: Jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, takiego jak oszustwo, kradzież lub inne działania karalne, firma SMB De Jong przekaże sprawę policji i wymiarowi sprawiedliwości w celu postępowania karnego. W takich przypadkach firma w pełni współpracuje z organami ścigania i przestrzega obowiązujących procedur prawnych.

3. Podpisanie kodeksu przez kadrę kierowniczą

Egzekwowanie Kodeksu Etyki jest niezbędne do zapewnienia profesjonalnego i uczciwego środowiska pracy. Kadra kierownicza pełni w tym zakresie rolę wzoru do naśladowania i ponosi większą odpowiedzialność.

Dlatego wszyscy przełożeni powinni aktywnie podpisywać się pod Kodeksem Etyki oraz aktywnie czuwać nad jego przestrzeganiem w całej firmie.