مدونة السلوك الأخلاقي: السلوك المناسب، والتواصل، وأساليب التعامل

١. لماذا مدونة السلوك الأخلاقي هذه؟

تُظهر مدونة السلوك الأخلاقي كيف تم تنظيم سياسة النزاهة في شركة التنظيف De Jong. إنها أداة تهدف إلى توضيح القواعد والقيم الأساسية، حتى يكون جميع الموظفين في الشركة على وعي بأهمية النزاهة ويساهموا في خلق بيئة عمل عادلة. تمنح مدونة السلوك جميع الموظفين تصورًا واضحًا عن كيفية تعامل شركة التنظيف De Jong مع القواعد والمعايير.

توضح المدونة ما نعنيه بالنزاهة والسلوك النزيه. تساعد المدونة الموظفين على التعرف على المخاطر، ومقاومة الإغراءات، والتعامل مع الضغوط الخارجية. كما تقدم المدونة رؤى حول ما هو مقبول وما هو غير مقبول في المواقف الشائعة.

لا يمكن لمدونة السلوك أن تغطي جميع المواقف المحتملة. في مثل هذه الحالات، يُتوقع من الموظفين أن يفكروا بأنفسهم فيما إذا كان سلوكهم نزيهًا. ويمكنهم في ذلك الاعتماد على قيم شركة التنظيف De Jong، والمعايير العامة، وحكمهم الشخصي. من المهم أيضًا الاستمرار في مناقشة هذه الأمور مع المشرفين والزملاء، خاصةً عند وجود شكوك.

١. لمن تنطبق مدونة السلوك الأخلاقي؟

تنطبق مدونة السلوك على جميع موظفي شركة التنظيف De Jong، بما في ذلك فريق الإدارة (MT)، والمتدربين، والموظفين المؤقتين، والعاملين المستقلين (ZZP’ers)، والأطراف الخارجية. يجب على كل من يعمل لصالح شركة التنظيف De Jong، سواء داخليًا أو خارجيًا، الالتزام بمدونة السلوك.

من المهم أيضًا أن يكون الشركاء الخارجيون على دراية تامة بمدونة السلوك، على سبيل المثال في حالات الشراء، أو التوظيف، أو المناقصات. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون هناك قواعد أو تعليمات عمل أخرى ضمن قسم أو فريق معيّن يجب على الموظفين وفريق الإدارة الالتزام بها أيضًا.

١. ما هو نطاق مدونة السلوك الأخلاقي؟

يُنظر إلى النزاهة بطرق مختلفة، سواء بين الثقافات المختلفة أو من قبل الأفراد. لذلك من المهم أن نظل نناقش هذا الموضوع بشكل مفتوح. من خلال التفكير فيه بانتظام في مكان العمل، يمكن أن تصبح النزاهة جزءًا أكثر أهمية من وعينا اليومي. وبهذه الطريقة، يمكننا فهم الموضوع بشكل أفضل وجعله أكثر وضوحًا وواقعية.

كما أن الأفكار المتعلقة بالنزاهة ستتطور مع تطور المجتمع. تُعد مدونة السلوك وثيقة شاملة، حيث تسلط الضوء بشكل أوضح على جوهر ما نعنيه بالنزاهة. وبالتالي، فإن مدونة السلوك تُعد مكملًا للوائح الشركة القائمة، وليست بديلاً عنها.

١. ما هي النزاهة؟

تتجلى هوية شركة التنظيف De Jong في سلوك جميع موظفينا. تحدد القيم الأساسية لشركتنا الثقافة وتساعدنا في اتخاذ القرارات والتعاون مع الزملاء والعملاء والآخرين.

إحدى هذه القيم الأساسية هي النزاهة، والتي نُعرّفها على النحو التالي:

“النزاهة تعني الصدق، والانفتاح، والشفافية في كل ما نقوم به ونقوله.”

لذا، فالنزاهة تعني أن تفعل ما تقول، وأن تقول ما تفعل. وهذه هي العناصر الأساسية للنزاهة:

الصدق: نحن صادقون وجديرون بالثقة. نفي بالوعود، وهناك ثقة متبادلة. نساعد بعضنا البعض عند الحاجة.

الاحترام: نتصرف باحترام ونتأكد من أن الجميع يشعرون بالترحيب. نتعامل بعناية مع المعلومات السرية ونحترم خصوصية الآخرين. هناك مساحة لاختلاف الخلفيات والآراء والمعتقدات.

الانفتاح: نحرص على توفير بيئة عمل يشعر فيها الجميع بالحرية في التعبير عن آرائهم. نوفر مكان عمل آمن ونكون مستعدين لتحمل المسؤولية عن سلوكنا.

الإخلاص: ليست لدينا أجندات خفية أو نوايا غير معلنة. نحن صادقون في أفعالنا.

الشفافية: نحن منفتحون على التغذية الراجعة (الملاحظات)، ونوضح المهام الجانبية أو المصالح الشخصية لتجنب تضارب المصالح أو حتى الشكوك حولها.

المسؤولية: العمل في SMB De Jong يعني أيضًا تحمل المسؤولية تجاه المجتمع. يتم اتخاذ القرارات بعد دراسة جيدة، مع الأخذ في الاعتبار ليس فقط مصلحة الشركة، بل أيضًا مصلحة الآخرين. نحن على استعداد لتقديم الشرح وتحمل المسؤولية.

١. ما هي وسائل التواصل غير اللائقة؟

يضر التواصل غير اللائق ليس فقط بالتعاون داخل الفريق، بل يمكن أن يؤدي أيضًا إلى فقدان العملاء. الموظفون الذين يتعرضون للنميمة أو النكات الجارحة أو الخداع قد يشعرون بعدم الأمان، ويصابون بالتوتر أو المرض، أو حتى يقررون مغادرة الشركة.

لذلك، نحرص على التواصل مع بعضنا البعض ومع العملاء بطريقة محترمة وصادقة، ونتجنب الأمور التالية:

اللغة الفظة أو غير المحترمة: الشتائم، التعليقات الساخرة، أو الإهانات الموجهة إلى الزملاء أو العملاء. يمكن أن تسبب هذه سلوكيات صراعات وتخلق جوًا سلبيًا.

السلوك العدواني أو التسلطي: الصراخ، التقليل من شأن الآخرين، أو عدم السماح لهم بإتمام حديثهم يمكن أن يكون مخيفًا ويسبب بيئة عمل غير صحية.

النميمة أو النكات غير اللائقة: نشر الشائعات عن الزملاء أو العملاء، أو إلقاء النكات التمييزية أو الجارحة يمكن أن يؤدي إلى الإحساس بعدم الارتياح وانعدام الأمان في مكان العمل.

أنصاف الحقائق أو المعلومات غير الصحيحة: تقديم المعلومات بطريقة مضللة أو تحريفها قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة من قبل الآخرين، مما يضر بالثقة ويسبب اضطرابًا كبيرًا.

مشاركة معلومات (سرية) دون داعٍ: مشاركة المعلومات مع من لا يحق له الحصول عليها قد يثير التساؤلات ويخلق حالة من القلق. وقد يؤدي ذلك إلى التكهنات أو الجمع بين أجزاء من المعلومات دون التأكد من صحتها.

١. ما هي أساليب التعامل غير المرغوبة ولماذا؟

تُعد شركة التنظيف بيئة عمل يتعاون فيها الموظفون بشكل مكثف ويتواصلون بانتظام مع العملاء. إن توفير بيئة عمل آمنة يشعر فيها الموظفون بالحرية في التعبير عن آرائهم دون خوف من الترهيب أو التمييز أو التنمر أو العواقب السلبية أمر ضروري في شركة التنظيف De Jong. فأساليب التعامل غير المرغوبة تشكل خطرًا كبيرًا على السلامة الاجتماعية ورفاهية الموظفين والعملاء. ويمكن أن تظهر هذه التصرفات غير المرغوبة بأشكال مختلفة، مثل:

الترهيب: خلق جو عمل غير آمن أو مخيف عن قصد، من خلال التهديدات اللفظية أو غير اللفظية، أو الاتصال الجسدي غير المرغوب فيه، أو استخدام السلطة أو الضغط بشكل متعمد.

التنمر: التقليل من شأن الزملاء أو العملاء، أو عزلهم أو السخرية منهم بشكل ممنهج، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر، مما قد يؤدي إلى أضرار نفسية وفقدان الثقة.

العدوانية أو العنف: السلوكيات الجسدية أو اللفظية التي تشكل تهديدًا أو خطرًا على الآخرين.

التمييز: التفرقة بين الموظفين أو العملاء على أساس الأصل أو الجنس أو الدين أو العمر أو الميول الجنسية أو الحالة الجسدية. وقد يؤدي ذلك إلى عدم المساواة في توزيع العمل أو الفرص، بل وحتى إلى الإقصاء.

إن أساليب التعامل غير المرغوبة لا تخلق فقط بيئة عمل غير آمنة وغير مريحة، بل يمكن أن تؤدي أيضًا إلى معدل دوران عالٍ في صفوف الموظفين، وفقدان الدافع، وأجواء عمل سلبية. كما يمكن أن تضر بسمعة الشركة إذا لاحظ العملاء مثل هذه الحوادث أو كانوا هم أنفسهم ضحية لها.

السلامة الاجتماعية تعني أن الموظفين يشعرون بالتقدير والاحترام، وأنهم قادرون على التعاون والتواصل بثقة مع الزملاء والمديرين والعملاء. ويجب على الموظفين أن يكونوا واعين لسلوكهم ويدركوا أن إظهار الاحترام والاحترافية يساهم في خلق بيئة عمل إيجابية ورضا العملاء.

١. التعامل مع الإغراء وتجنب الفساد

تولي شركة SMB De Jong أهمية كبيرة للنزاهة، وتتوقع من موظفيها أن يتصرفوا دائمًا باستقلالية واحترافية، دون أن يتأثروا بالهدايا أو الفساد. يجب أن يكون جميع الأطراف المعنيين على ثقة بأن الخدمات المقدمة تتم بطريقة عادلة وشفافة وبدون تحيّز.

شكل أكثر خطورة من التأثير هو الفساد، حيث يحاول بعض العملاء عمدًا رشوة الموظفين أو التلاعب بهم للحصول على خدمات إضافية دون دفع مقابل أو دون علم صاحب العمل. لا يقتصر ضرر الفساد على تقويض نزاهة الموظف فحسب، بل يؤثر أيضًا بشكل مباشر على الصحة المالية وسمعة شركة التنظيف. يؤدي ذلك إلى مواقف غير عادلة، ويُضعف العلاقة المبنية على الثقة مع العملاء، ويزيد من خطر العواقب القانونية.

لذلك، يُحظر تمامًا قبول الهدايا أو الإكراميات أو أي مزايا إضافية، مثل الدعوات للعشاء أو الهدايا من العملاء، دون إذن مسبق من صاحب العمل، لأن ذلك قد يؤدي إلى عدة مخاطر:

المعاملة التفضيلية: قد يؤدي قبول الهدايا إلى أن يفضل الموظف بعض العملاء، من خلال تخصيص وقت إضافي لهم أو تقديم خدمات إضافية دون موافقة من الإدارة، مما قد يكون على حساب عملاء آخرين أو يؤثر على كفاءة العمل.

الاعتمادية: من خلال قبول الهدايا، قد يشعر الموظف بأنه مُلزم بتلبية طلبات مستقبلية من العميل، حتى وإن كانت هذه الطلبات غير متوافقة مع سياسة الشركة.

توقعات غير مرغوبة: العملاء الذين يقدمون الهدايا قد يتوقعون امتيازات خاصة بالمقابل، مما قد يؤدي إلى مواقف محرجة أو صراعات.

الإضرار بالسمعة: قد يؤدي قبول الهدايا أو المكافآت أيضًا إلى الإضرار بسمعة الشركة، خاصة إذا شعر عملاء أو زملاء آخرون بأن هناك محاباة أو سلوك غير مهني.

١. التقصير في أداء المهام

يُعد التقصير المتعمد في تنفيذ مهام التنظيف أو تنفيذها بشكل لا يتوافق مع معايير الجودة المتفق عليها من الظواهر الشائعة في قطاع التنظيف. وقد تعود هذه السلوكيات إلى عدة أسباب، مثل ضغط الوقت، أو قلة التركيز، أو ضعف الحافز، أو التصرف بعدم أمانة.

قد يؤدي هذا التقصير إلى ما يلي:

شكاوى من العملاء: حيث يلاحظ العملاء أن أعمال التنظيف المتفق عليها لم تُنجز، مثل ترك الأوساخ، نسيان تنظيف بعض الأماكن، أو تدني مستوى العناية بالمرافق.

الإضرار بسمعة الشركة: إذ يفقد العملاء ثقتهم في جودة الخدمة، مما قد يدفعهم إلى إنهاء العقد أو نشر تقييمات سلبية.

زيادة خطر المشكلات الصحية: وخصوصًا في أماكن حساسة مثل المستشفيات، والمدارس، ومصانع الأغذية، حيث إن عدم الالتزام بمعايير النظافة قد ينعكس سلبًا على صحة المستخدمين والعاملين.

إن التجاهل المتعمد للمهام لا ينسجم مع مبادئ السلوك النزيه، وقد لا يقتصر أثره على الجانب المالي فقط، بل يمتد ليؤثر على علاقة الثقة بين الموظفين، والإدارة، والعملاء.

لذلك، يجب على الموظفين توقيع تقارير العمل فقط بعد تنفيذ المهام بكل أمانة وبأفضل ما لديهم من قدرة.

١. تسجيل الساعات بطريقة نزيهة

تتحلى شركة SMB De Jong بأعلى درجات الشفافية تجاه عملائها، وتعتمد في إعداد الفواتير على كشوف العمل التي يملؤها الموظفون. ومن المخاطر الشائعة في قطاع التنظيف أن يقوم بعض الموظفين بتسجيل عدد ساعات أكبر من الساعات التي عملوا بها فعليًا. وقد يحدث هذا، على سبيل المثال، عندما يقوم الموظفون عمدًا بزيادة عدد الساعات في بطاقات العمل، أو التلاعب بأنظمة تسجيل الوقت، أو عدم تسجيل فترات الراحة بشكل صحيح، أو اعتبار وقت التنقل من وإلى العمل كجزء من ساعات العمل.

يُعد تسجيل الساعات بشكل غير صحيح وبشكل متعمد نوعًا من الاحتيال، لما له من عواقب وخيمة على سير العمل داخل الشركة.

فهو يؤدي إلى:

زيادة في تكاليف الرواتب،

الإخلال بالتوزيع العادل للعمل داخل الفريق،

زعزعة الثقة بين صاحب العمل والموظف،

دخول الشركة في نزاعات مع العملاء عند اكتشاف فواتير تحتوي على ساعات غير مستحقة

١.١ النزاهة والسلوك الشخصي خارج العمل

في العالم الرقمي الحالي، أصبحت الحدود بين العمل والحياة الخاصة غير واضحة في كثير من الأحيان. لا يُنظر إلى الموظفين فقط كأفراد، بل أيضًا كممثلين عن الشركة التي يعملون لديها. إن الحفاظ على الاحترام، والاحترافية، والنزاهة — سواء في العمل أو خارجه — يُسهم في تقديم صورة إيجابية وجديرة بالثقة عن الشخص وعن شركة SMB De Jong.

ورغم أن للموظفين الحق في حياة خاصة، إلا أن شركة SMB De Jong تتوقع من موظفيها أن يدركوا أن سلوكهم العلني — سواء كان جسديًا أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو منصات عامة أخرى على الإنترنت — يمكن أن يؤثر على سمعتهم الشخصية وسمعة الشركة، وقد يُلحق ضررًا كبيرًا بعلاقة العمل مع العملاء أو الزملاء.

. في حال (وجود اشتباه بأن) مدونة السلوك قد تم انتهاكها

عند وجود اشتباه بأن أحد الموظفين قد انتهك مدونة السلوك الأخلاقي، تتعامل شركة SMB De Jong مع الأمر بجدية وبعناية فائقة. تسعى الشركة إلى معالجة حالات انتهاك النزاهة بطريقة عادلة وشفافة ومحترمة.

القاعدة الأساسية في التعامل مع مثل هذه الحالات هي منح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه، مع الحفاظ في الوقت نفسه على نزاهة وسلامة بيئة العمل.

اعتمادًا على طبيعة وخطورة الانتهاك، يمكن اتخاذ الإجراءات المناسبة. وتشمل الخطوات التي يتم اتباعها — حيثما كان ذلك ملائمًا — ما يلي:

التحقق من الحقائق: قبل اتخاذ أي إجراء، يتم إجراء تحقيق شامل في الحالة. يشمل ذلك التحقق الموضوعي من الوقائع وإجراء مقابلات مع الأطراف المعنية للحصول على صورة كاملة. يتم منح الموظف الفرصة لعرض وجهة نظره.

التنبيه اللفظي: في حالة حدوث مخالفة بسيطة، يتم تنبيه الموظف من قِبل المشرف. يتم ذلك من خلال حوار مفتوح وبنّاء، يتم فيه توضيح سبب عدم توافق السلوك مع معايير النزاهة المعتمدة في الشركة.

التوجيه (الكوتشينغ): إذا تبين أن السلوك غير المرغوب فيه ناتج عن الجهل أو نقص في الفهم، يمكن اللجوء إلى التوجيه. يتم تقديم الدعم للموظف لمساعدته في تبني السلوك الصحيح وتعزيز وعيه بأهمية النزاهة والتصرف المهني. يمكن أن يتم هذا داخليًا أو خارجيًا، بحسب ما يقرره صاحب العمل.

الوساطة: في حال كان السبب الجذري للمشكلة هو نزاع أو سوء تفاهم، يمكن اللجوء إلى وساطة بين الأطراف المعنية. يساعد المدير أو طرف ثالث مستقل في تسهيل الحوار والوصول إلى حل مقبول للجميع.

التحذير الرسمي: إذا لم تؤدِ الخطوات السابقة إلى تحسين السلوك، يمكن إصدار تحذير رسمي. قد يكون شفهيًا أو كتابيًا، ويُعد بمثابة إشعار رسمي بأن تكرار السلوك قد يؤدي إلى عواقب إضافية.

اتخاذ إجراء تأديبي: في حال تكرار الانتهاك أو ارتكاب مخالفة جسيمة، يمكن فرض عقوبة تأديبية. قد تتراوح هذه بين الإيقاف المؤقت عن العمل، وحتى الفصل النهائي في الحالات القصوى.

الإحالة إلى الشرطة والسلطات القضائية: إذا كان هناك اشتباه مبرر بوجود جريمة، مثل الاحتيال أو السرقة أو أي نشاط إجرامي آخر، فسيتم تحويل القضية إلى الشرطة والنيابة العامة لاتخاذ الإجراءات القانونية. في مثل هذه الحالات، تتعاون الشركة بالكامل مع السلطات وتتبع الإجراءات القانونية المعمول بها.

. توقيع مدونة السلوك من قبل الإدارة

يُعد الالتزام بمدونة السلوك الأخلاقي أمرًا ضروريًا لضمان بيئة عمل مهنية ونزيهة.

ويتحمّل القادة في الشركة دورًا نموذجيًا ومسؤولية أكبر في هذا الصدد.

لذلك، يجب على جميع المدراء وقادة الفرق أن يلتزموا بشكل فعّال بمدونة السلوك الأخلاقي، وأن يعملوا بنشاط على مراقبة تطبيقها داخل الشركة.