Кодекс доброчесності: належна поведінка, комунікація та норми взаємодії

1.1 Чому цей кодекс доброчесності?

Кодекс поведінки з питань доброчесності демонструє, як сформована політика доброчесності в компанії Schoonmaakbedrijf De Jong. Це інструмент для чіткого визначення важливих правил і цінностей, щоб кожен у компанії усвідомлював значення доброчесності та сприяв створенню чесної організації. Кодекс поведінки надає всім співробітникам чітке уявлення про те, як Schoonmaakbedrijf De Jong прагне дотримуватися правил і норм.

У Кодексі поведінки пояснюється, що ми маємо на увазі під доброчесністю та етичними діями. Кодекс допомагає співробітникам розпізнавати ризики, протистояти спокусам і витримувати зовнішній тиск. Крім того, кодекс поведінки дає уявлення про те, що є прийнятним, а що ні в поширених ситуаціях.

Кодекс поведінки не може охопити всі можливі ситуації. У таких випадках від співробітників очікується, що вони самостійно оцінюють, чи є їхня поведінка доброчесною. При цьому вони можуть керуватися цінностями Schoonmaakbedrijf De Jong, загальними нормами та власним судженням. Також важливо обговорювати це з керівниками та колегами, особливо якщо є сумніви.

1.2 Для кого призначений кодекс доброчесності?

Кодекс поведінки застосовується до всіх співробітників Schoonmaakbedrijf De Jong, включаючи керівну команду (MT), стажерів, працівників за викликом, самозайнятих осіб (ZZP’ers) та зовнішніх підрядників. Усі, хто працює на Schoonmaakbedrijf De Jong, як внутрішньо, так і зовнішньо, повинні дотримуватися Кодексу поведінки. Також важливо, щоб зовнішні партнери були добре обізнані з Кодексом поведінки, наприклад, при закупівлях, наймі або тендерах. У межах відділу або команди можуть також існувати інші правила або інструкції, яких повинні дотримуватися співробітники та керівна команда.

1.3 Який обсяг дії кодексу доброчесності?

Доброчесність розглядається по-різному в різних культурах та індивідуально. Тому важливо продовжувати відкрито обговорювати цю тему. Регулярно розмірковуючи про неї на робочому місці, доброчесність може стати важливішою частиною нашої щоденної свідомості. Таким чином, ми можемо краще зрозуміти цю тему та зробити її більш конкретною. Ідеї щодо цього також змінюватимуться разом із розвитком суспільства. Кодекс поведінки є загальним документом. Він привертає більше уваги до суті того, що ми розуміємо під доброчесністю. Отже, Кодекс поведінки є доповненням до існуючого корпоративного регламенту, а не його заміною.

1.4 Що таке доброчесність?

Ідентичність Schoonmaakbedrijf De Jong проявляється в поведінці всіх наших співробітників. Основні цінності нашої компанії визначають культуру та допомагають нам приймати рішення та співпрацювати з колегами, клієнтами та іншими.

Однією з цих основних цінностей є доброчесність, яку ми визначаємо наступним чином: «Доброчесність означає чесність, відкритість і прозорість у всьому, що ми робимо і говоримо». Доброчесність стосується того, щоб робити те, що ви говорите, і говорити те, що ви робите. Ось основні складові доброчесності:

• Чесність: Ми чесні та надійні. Домовленості виконуються, і існує взаємна довіра. Ми допомагаємо один одному, коли це необхідно.

• Повага: Ми поводимося з повагою та забезпечуємо, щоб кожен почувався бажаним. Ми обережно поводимося з конфіденційною інформацією та поважаємо приватність інших. Є місце для різних походжень, думок та переконань.

• Відкритість: Ми створюємо робоче середовище, в якому кожен почувається вільним висловлювати свою думку. Ми забезпечуємо безпечне робоче місце та готові брати на себе відповідальність за нашу поведінку.

• Щирість: У нас немає прихованих мотивів чи намірів. Ми щирі в тому, що робимо.

• Прозорість: Ми відкриті до зворотного зв’язку та надаємо ясність щодо додаткових занять або особистих інтересів, щоб уникнути конфліктів інтересів або їх видимості.

• Відповідальність: Робота в SMBDJ також означає взяття відповідальності за суспільство. Рішення добре підготовлені, враховуючи не лише інтереси компанії, але й інших. Ми готові надавати пояснення та звітувати.

1.5 Що таке неналежна комунікація?

Неналежна комунікація шкодить не лише співпраці всередині команди, але й може призвести до втрати клієнтів. Співробітники, які стикаються з плітками, образливими жартами або введенням в оману, можуть почуватися в небезпеці, захворіти або навіть вирішити залишити компанію.

Тому ми прагнемо спілкуватися один з одним і з клієнтами з повагою та чесністю і утримуємося від:

• Грубої або неповажної мови: Лайки, саркастичні зауваження або образи на адресу колег чи клієнтів. Це може призвести до конфліктів і створити негативну атмосферу.

• Агресивної або домінуючої поведінки: Крики, зверхнє ставлення до інших або переривання співрозмовника можуть бути залякуючими і створювати погану атмосферу на роботі.

• Пліток або недоречних жартів: Поширення історій про колег чи клієнтів або дискримінаційні чи образливі жарти можуть спричинити дискомфорт і відчуття небезпеки на робочому місці.

• Напівправди або неправдивої інформації: Введення в оману або перекручування інформації може призвести до неправильних рішень з боку інших. Це може зруйнувати довіру й викликати значне занепокоєння.

• Непотрібного розголошення (конфіденційної) інформації: Передача інформації особі, яка не має на неї права, може викликати сумніви та занепокоєння. Це сприяє спекуляціям або збиранню фрагментів інформації без впевненості в її достовірності.

1.6 Які форми поведінки є небажаними і чому?

Клінінгова компанія — це робоче середовище, де співробітники тісно співпрацюють і регулярно контактують із клієнтами. Безпечне робоче середовище, у якому працівники можуть вільно висловлюватися без страху перед залякуванням, дискримінацією, цькуванням або негативними наслідками, є надзвичайно важливим для Schoonmaakbedrijf De Jong. Небажані форми поведінки становлять серйозну загрозу соціальній безпеці та добробуту як працівників, так і клієнтів. Такі небажані дії можуть проявлятися в різних формах:

• Залякування: Свідоме створення небезпечної або загрозливої атмосфери на роботі шляхом словесних або невербальних погроз, небажаного фізичного контакту або навмисного використання влади чи тиску.

• Цькування (булінг): Систематичне приниження, виключення або висміювання колег чи клієнтів, як прямо, так і опосередковано, що може призвести до психологічної шкоди та втрати довіри.

• Агресія або насильство: Фізичні або словесні прояви, які становлять загрозу або небезпеку для інших.

• Дискримінація: Розрізнення між працівниками або клієнтами на основі походження, статі, релігії, віку, сексуальної орієнтації або фізичного стану. Це може призвести до нерівності в розподілі завдань, можливостей або навіть до виключення.

Небажані форми поведінки не лише створюють небезпечне й неприємне робоче середовище, але й можуть спричинити високу плинність кадрів, втрату мотивації та негативну атмосферу на роботі. Крім того, це може завдати шкоди репутації, якщо клієнти стануть свідками таких інцидентів або самі постраждають від них. Соціальна безпека означає, що працівники почуваються цінованими та шанованими і можуть з упевненістю співпрацювати та спілкуватися з колегами, керівниками та клієнтами. Співробітники повинні усвідомлювати власну поведінку та розуміти, що демонстрація поваги та професіоналізму сприяє позитивній робочій атмосфері та задоволенню клієнтів.

1.7 Поводження зі спокусами та уникнення корупції

Компанія SMB De Jong надає великого значення доброчесності й очікує, що працівники завжди діятимуть незалежно та професійно, не піддаючись впливу подарунків або корупції. Усі залучені сторони повинні бути впевнені, що послуги надаються чесно, прозоро та без упередженості.

Більш серйозною формою впливу є корупція, коли клієнти свідомо намагаються підкупити або маніпулювати працівниками, щоб отримати додаткові послуги без оплати або без відома роботодавця. Корупція підриває не лише доброчесність працівника, а й має прямі наслідки для фінансового стану та репутації клінінгової компанії. Це призводить до несправедливих ситуацій, шкоди довірі клієнтів і ризику юридичних наслідків.

Прийняття подарунків, чайових або інших бонусів — таких як частування або подарунки від клієнтів — без дозволу роботодавця суворо заборонено. Причина цього полягає в тому, що це може призвести до різних ризиків:

• Привілейоване ставлення: Прийняття подарунків може спонукати працівників надавати перевагу певним клієнтам, наприклад, витрачаючи більше часу на їхні завдання або надаючи додаткові послуги без дозволу роботодавця. Це може відбуватися на шкоду іншим клієнтам або ефективності роботи.

• Залежність: Прийняття подарунків може змусити працівника відчути себе зобов’язаним задовольняти майбутні прохання клієнта, навіть якщо вони суперечать політиці компанії.

• Небажані очікування: Клієнти, які дарують подарунки, можуть очікувати спеціальних привілеїв у відповідь, що може призвести до незручних ситуацій або конфліктів.

• Шкода для репутації: Прийняття подарунків або винагород може також зашкодити репутації компанії, якщо інші клієнти або колеги матимуть враження, що має місце упередженість або непрофесійна поведінка.

1.8 Невиконання обов’язків

Поширеним явищем у сфері прибирання є свідоме пропускання працівниками певних завдань з прибирання або їх виконання не відповідно до узгоджених стандартів якості. Це може мати різні причини, наприклад, тиск часу, неуважність, відсутність мотивації або нечесність. Невиконання обов’язків може призвести до наступного:

• Скарги клієнтів: Клієнти помічають, що узгоджені роботи з прибирання не були виконані, наприклад, залишився бруд, деякі приміщення пропущені або обладнання погано утримується.

• Шкода для репутації: Клієнти втрачають довіру до послуг клінінгової компанії й можуть вирішити розірвати контракт або залишити негативні відгуки.

• Підвищений ризик для здоров’я: Особливо в таких місцях, як лікарні, школи або підприємства з переробки харчових продуктів, недотримання гігієнічних стандартів може мати прямі наслідки для здоров’я користувачів і працівників.

Свідоме пропускання обов’язків не відповідає принципам доброчесної поведінки. Це може не лише мати фінансові наслідки, але й порушити довіру між працівниками, керівниками та клієнтами. Саме тому працівники підписують свої робочі листи лише тоді, коли виконали завдання якнайкраще.

1.9 Сумлінний облік робочого часу

Компанія SMB De Jong є максимально прозорою перед своїми замовниками і базує виставлення рахунків на заповнених робочих листах співробітників. Поширеним ризиком у сфері прибирання є те, що працівники реєструють більше годин, ніж фактично відпрацювали. Це може трапитися, наприклад, коли співробітники свідомо вписують додаткові години в робочі листи, маніпулюють системою обліку часу, неправильно вказують перерви або записують час у дорозі як робочі години.

Умисне неправдиве реєстрування годин вважається шахрайством, оскільки має серйозні наслідки для функціонування компанії. Це призводить до підвищення витрат на заробітну плату та порушує справедливий розподіл роботи в команді. Крім того, це може підірвати довіру між роботодавцем і працівником, а також призвести до конфліктів із клієнтами, якщо буде виявлено неправомірно виставлені години.

1.10 Доброчесність і приватна поведінка

У сучасному цифровому світі межа між роботою і приватним життям часто є розмитою. Працівники сприймаються не лише як окремі особи, а й як представники компанії, в якій вони працюють. Дотримання поваги, професіоналізму та доброчесності — як на роботі, так і поза її межами — сприяє формуванню позитивного і надійного іміджу як самої особи, так і компанії SMB De Jong.

Хоча працівники мають право на особисте життя, SMB De Jong очікує, що вони усвідомлюють, що публічна поведінка — чи то фізично, чи через соціальні мережі або інші відкриті онлайн-платформи — може мати наслідки для їхньої особистої репутації, репутації компанії, а також серйозно зашкодити робочим відносинам із клієнтами чи колегами.

2. Якщо (є підозра, що) кодекс порушено

Якщо співробітник порушує Кодекс доброчесності — або існує така підозра — компанія SMB De Jong ставиться до цього серйозно та розглядає ситуацію з належною ретельністю. SMB De Jong прагне вирішувати порушення доброчесності чесно, прозоро та з повагою. Основний принцип при розгляді таких питань — надати співробітнику можливість виправити свою поведінку, одночасно забезпечуючи доброчесність та безпеку робочого середовища. Залежно від характеру та тяжкості порушення можуть бути застосовані відповідні заходи. У разі потреби виконуються такі кроки:

• Перевірка фактів: Перш ніж вживати подальших заходів, ситуація ретельно досліджується. Це означає об’єктивне встановлення фактів і проведення бесід із причетними сторонами для отримання повної картини. Співробітнику надається можливість викласти свою точку зору.

• Звернення до співробітника: У разі виявлення незначного порушення працівника викликає на розмову керівник. Це відбувається у формі відкритої та конструктивної бесіди, під час якої пояснюється, чому така поведінка не відповідає стандартам доброчесності компанії.

• Коучинг: Якщо з’ясовується, що небажана поведінка є наслідком необізнаності або браку усвідомлення, може бути запропоноване наставництво. Співробітник отримує підтримку та супровід для формування належної поведінки та підвищення обізнаності щодо доброчесності та професіоналізму. Це може відбуватися як внутрішньо, так і зовнішньо — на розсуд роботодавця.

• Посередництво: У випадках, коли проблема виникла через конфлікт або непорозуміння, може бути організовано посередництво між сторонами. Керівник або незалежна третя сторона допомагає організувати діалог і знайти рішення, прийнятне для всіх учасників.

• Попередження: Якщо попередні кроки не призводять до поліпшення, може бути видано офіційне попередження. Це може бути як усною, так і письмовою формою і є формальним повідомленням про те, що повторення поведінки матиме подальші наслідки.

• Санкції: У разі повторних або серйозних порушень може бути накладено дисциплінарне стягнення. Залежно від ситуації це може варіюватися від тимчасового відсторонення до, в крайньому випадку, звільнення.

• Передача до поліції та судових органів: Якщо існує обґрунтована підозра на кримінальні дії, такі як шахрайство, крадіжка або інші злочини, компанія SMB De Jong передасть справу до поліції та правосуддя для кримінального провадження. У таких випадках компанія повністю співпрацює з владою та дотримується законних процедур.

3. Підписання кодексу керівниками

Дотримання Кодексу поведінки з питань доброчесності є необхідною умовою для забезпечення професійного та чесного робочого середовища. Керівники відіграють у цьому зразкову роль і несуть підвищену відповідальність.

Тому всі керівники повинні активно підтримувати Кодекс доброчесності та активно стежити за його дотриманням у межах компанії.